Doba uchování zdravotnické dokumentace

Ohodnotit tuto položku
(1 Hlasovat)
pondělí, 10 březen 2014

Dotaz:
Jak dlouho musíme uchovávat záznam o lékařské kontrole, jedná se o kategorizaci 1, 2, 2R, 3R.

Odpověď:
Váš dotaz je velice zajímavý, úvodem mohu sdělit, že žádný právní předpis výslovně nestanoví dobu po kterou musí zaměstnavatel uchovávat posudky z pracovnělékařských prohlídek, ale prosím postupně.
Zákoník práce v § 312 stanoví, že zaměstnavatel je oprávněn vést osobní spis zaměstnance a že osobní spis smí obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu (tedy na základě pracovního poměru nebo některé z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr). Právní úprava otázek osobního spisu zaměstnance a jeho vedení v ZP je speciální k úpravě obsažené v zákoně č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů. Znamená to, že při vedení osobního spisu zaměstnance musí zaměstnavatel respektovat zákon č. 101/2000 Sb.

Právní úprava neobsahuje konkrétní výčet písemností, které jsou součástí osobního spisu. Součástí osobního spisu by měl být dotazník s uvedením údajů potřebných pro zaměstnání. Jedná se např. o osobní údaje (jméno, rodné číslo, profesní životopis apod.), potvrzení o získané kvalifikaci, potvrzení o zaměstnání (zápočtový list - § 313 ZP), posudek o pracovní činnosti (předchozí zaměstnavatel ho vydává jen na žádost zaměstnance - § 314 ZP), doklady týkající se uzavřeného pracovněprávního vztahu (pracovní smlouva nebo dohoda o pracovní činnosti nebo o provedení práce, platový, případně mzdový výměr). Součástí osobního spisu však musí být také údaje o zdravotním stavu zaměstnance, neboť tyto jsou nezbytné pro splnění povinnosti zaměstnavatele přidělovat zaměstnanci práci, která odpovídá jeho schopnostem a zdravotnímu stavu (§ 103 odst. 1 písm. a) ZP).

Zákoník práce nestanoví, odkdy by měl zaměstnavatel vést osobní spis, stejně neuvádí, kdy by měl vedení spisu ukončit. Časové období vyplývá z účelu, k němuž je spis veden. Počátkem by měl být vznik pracovního poměru, a vedení spisu by měl zaměstnavatel ukončit skončením pracovního poměru. Tuto zásadu nelze však uplatňovat ve všech případech. Osobní spis může zaměstnavatel vést i před vznikem pracovního poměru, kdy do něj zařadí např. obsah příslibu zaměstnání, mzdové ujednání apod., nebo po jeho skončení (např. údaj o výstupní lékařské prohlídce pro případné posouzení odpovědnosti zaměstnavatele za nemoc z povolání). Uschování některých dokladů v osobním spise i po skončení pracovního poměru zaměstnance je odůvodněno i předpokladem vzájemného uplatňování nároků účastníků pracovněprávního vztahu. Např. zaměstnanec bude po skončení pracovního poměru uplatňovat mzdové nároky za přesčasy, za práci v noci, na odměny apod. Kdyby zaměstnavatel neměl pro tyto případy uschovány v osobním spise zaměstnance příslušné doklady (např. mzdové výměry, doklady o kvalifikaci apod.), mohl by se dostat do důkazní nouze.

Některé typy písemností se ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, považují za účetní doklady (záznamy). Tento zákon má zvláštní úpravu úschovy účetních záznamů, a to od doby pěti do deseti let. Účetní jednotka (zaměstnavatel) může jako účetní záznamy použít zejména mzdové listy, mzdové a platové výměry, evidenci přesčasů, daňové doklady nebo jinou dokumentaci, jako např. doklady k prokázání získané kvalifikace apod.). Tuto dokumentaci musí zaměstnavatel uschovávat, např. i v osobním spise zaměstnance, i po uplynutí výše uvedených dob, jestliže její části (např. mzdové listy, mzdové výměry) budou sloužit k občanskému soudnímu nebo daňovému řízení, případně i jako listinné důkazy. Zaměstnavatel uschováním musí zajistit požadavky vyplývající z použití dokumentace pro uvedené účely a nemůže je likvidovat.

Proto je třeba podle mého názoru rozlišovat zaměstnance a podle toho uschovávat jejich zdravotní dokumentaci v osobním spisu. U zaměstnanců nerizikových kategorií, kde není předpoklad vzniku nemocí z povolání, bude plně postačovat uschování po dobu pěti let počínaje rokem následujícím po skončení pracovního poměru. U zaměstnanců, které zaměstnavatel odškodňuje z titulu pracovního úrazu nebo u kterých je dána možnost vzniku nemoci z povolání (rizikové kategorie) bude vhodné uchovávat dokumentaci minimálně deset let po skončení povinnosti zaměstnavatele k náhradě škody.

Pro uschovávání a vedení zdravotnické dokumentace lékaři (ať již registrujícími či specialisty pracovnělékařské péče) je povinnost vedení a uschovávání dokumentace dána prováděcí vyhláškou k zákonu č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách. Jedná se o vyhlášku č. 98/2012 Sb., o zdravotnické dokumentaci, a ta v příloze č. 3 mimo jiné stanoví, že

Pracovnělékařské služby uschovávají dokumentaci

a) 100 let od data narození pacienta s uznanou nemocí z povolání nebo 10 let od jeho úmrtí, pokud dále není stanoveno jinak,

b) 15 let od data uznání ohrožení nemocí z povolání nebo10 let od úmrtí pacienta, pokud dále není stanoveno jinak,

c) 10 let od ukončení zaměstnání osoby vykonávající práci zařazenou podle zákona o ochraně veřejného zdraví do kategorie první nebo druhé a předání informace o vývoji zdravotního stavu v době výkonu práce a charakteristice zdravotní náročnosti vykonávané práce, včetně uvedení kategorie práce podle jednotlivých faktorů pracovních podmínek a délku jejich expozice, a předání dalšímu příslušnému poskytovateli pracovnělékařských služeb, nebo 10 let od úmrtí této osoby,

d) 15 let od ukončení zaměstnání osoby vykonávající rizikovou práci podle zákona o ochraně veřejného zdraví, není-li dále stanoveno jinak, a předání informace o vývoji zdravotního stavu v době výkonu práce a charakteristice zdravotní náročnosti vykonávané práce, včetně uvedení kategorie práce podle jednotlivých faktorů pracovních podmínek, jejich míru a délku jejich expozice, a předání dalšímu příslušnému poskytovateli pracovnělékařských služeb, nebo 10 let od úmrtí této osoby,

e) 40 let od ukončení zaměstnání osoby vykonávající rizikovou práci ve smyslu jiného právního předpisu, pokud to jiný právní předpis požaduje, a předání informace o vývoji zdravotního stavu v době výkonu práce a charakteristice zdravotní náročnosti vykonávané práce, včetně uvedení kategorie práce podle jednotlivých faktorů pracovních podmínek, jejich míru a délku jejich expozice, a předání dalšímu příslušnému poskytovateli pracovnělékařských služeb, nebo 10 let po úmrtí této osoby,

f) u zaměstnance kategorie A (vyhláška č. 307/2002 Sb., o radiační ohraně) alespoň do dosažení věku 75 let, vždy však po dobu nejméně 30 let po ukončení pracovní činnosti v kategorii A,

g) 30 let od vzniku pracovního úrazu spojeného s hospitalizací přesahující 5 kalendářních dnů nebo 10 let po úmrtí osoby, která utrpěla takový úraz;
10 let od vzniku ostatních pracovních úrazů.

Písmena a), b) a g) se vztahují na zdravotnickou dokumentaci vedenou registrujícím poskytovatelem v oboru všeobecné praktické lékařství, poskytovatelem pracovnělékařských služeb a poskytovatelem příslušným k posuzování a uznávání nemocí z povolání; písmena c) až f) se vztahují na zdravotnickou dokumentaci vedenou poskytovatelem pracovnělékařských služeb.